Documents légaux
Le respect et la sécurisation de vos données et de celles de vos clients est notre priorité chez Hubflo.
Conditions générales d'utilisation
Hubflo
- Identification de la Société
La société HUBFLO (la « Société ») est une Société par Actions Simplifiée (« SAS ») inscrite au RCS de Paris sous le n° 909 078 263, dont le siège social est situé 49 rue de Ponthieu, 75008 PARIS.
- Services proposés
La Société propose à ses clients (le ou les « Client(s) ») (ci-après désignées ensemble avec la Société les « Parties ») une solution SaaS de suivi et de gestion d’activité pour les entreprises telles que définies à l’article « Conditions d’accès aux Services » (les « Services »), par le biais de la plateforme www.hubflo.com (la « Plateforme »).
Les Services comprennent notamment :
- Des Services de gestion du CRM des Clients ;
- Des Services de suivi de projets et de gestion du temps ;
- Des Services de gestion de la facturation et de suivi (i) des contrats et (ii) d’encaissements.
- Informations sur les Conditions Générales
Fonction des Conditions Générales
Les conditions générales de la Société (les « Conditions Générales ») constituent l’unique document régissant sa relation contractuelle avec le Client et définissent :
- Les modalités d’utilisation de ses Services,
- Les obligations respectives des parties.
Emplacement des Conditions Générales
Le Client peut les trouver par un lien direct en bas de page de la Plateforme.
Modalités d’acceptation des Conditions Générales
Le Client accepte les Conditions Générales en cochant une case dans le formulaire d’inscription. S’il n’accepte pas l’intégralité des Conditions Générales, il ne peut pas accéder aux Services.
Elles peuvent être complétées par des conditions particulières, qui, en cas de contradiction, prévalent sur les Conditions Générales.
- Articulation avec les conditions générales du prestataire de service de paiement
Tous les paiements effectués à travers la Plateforme sont gérés par le prestataire de services de paiement indiqué sur la Plateforme (le « Prestataire de services de paiement »).
Le Client contractera directement avec le Prestataire de services de paiement s’agissant de la mise en œuvre de ces paiements, en acceptant ses conditions générales, par le biais d’une case à cocher sur la Plateforme.
Si le Prestataire de services de paiement refuse ou résilie la souscription du Client, le Client ne peut pas/plus utiliser les Services de la Société.
Inversement, la fin des relations contractuelles entre le Client et la Société entraine la résiliation du contrat du Client avec le Prestataire de services de paiement.
En cas de contradiction entre les conditions générales du Prestataire de services de paiement et les Conditions Générales de la Société, ces dernières prévalent.
Le Client mandate la Société expressément pour transmettre au Prestataire de services de paiement toutes ses instructions relatives aux paiements réalisés sur la Plateforme.
- Conditions d'accès aux Services
- Le Client est :
- une personne physique disposant de la pleine capacité juridique,
- ou une personne morale agissant par l’intermédiaire d’une personne physique disposant du pouvoir ou de l’habilitation requise pour contracter au nom du Client et pour son compte.
- Le Client a la qualité de professionnel, entendu comme toute personne physique ou morale agissant à des fins entrant dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale, libérale ou agricole, y compris lorsqu'elle agit au nom ou pour le compte d'un autre professionnel, et que le Client répond notamment aux conditions suivantes :
- Le Client est une société dont le secteur d’activité est lié à la vente de services et non de produits.
- Le Client est une société qui n’emploie pas plus de 100 salariés ;
- Modalités de souscription aux Services
Le Client doit remplir le formulaire prévu à cet effet sur la Plateforme, et souscrire aux Services sous forme d’abonnement (l’« Abonnement ») conformément aux dispositions de l’article « Conditions financières de la Société ».
Le Client doit fournir à la Société l’ensemble des informations marquées comme obligatoires.
La Société pourra vérifier, à sa libre discrétion et par des questions complémentaires (les « Questions Complémentaires ») adressées au Client ou par tout autre moyen, les informations renseignées par le Client dans le formulaire afin de vérifier :
- L’exactitude des informations renseignées ;
Que le Client répond bien aux conditions prévues à l’article « Conditions d’accès aux Services »
.
La Société se réserve le droit de refuser à sa libre discrétion et notamment sur la base des critères établis ci-dessus l’inscription de tout utilisateur.
Sauf refus dans les conditions précitées, la Société validera définitivement l’inscription du Client, ce qui entraîne l’ouverture d’un compte au nom du Client (le « Compte ») qui lui permet d’accéder aux Services à l’aide de son identifiant de connexion et de son mot de passe.
- Modalités d’accès aux Services
Une fois le Compte du Client créé, il peut librement accéder aux Services dans la limite des Services compris dans son Abonnement.
Le Client peut également créer des accès pour ses collaborateurs ainsi qu’à ses clients et prospects (les « Invités »)
La création de ces accès sera facturée conformément aux dispositions de l’article « Conditions financières de la Société ».
Le Client est seul responsable de la création des accès pour les Invités, du paramétrage de leurs droits d’accès dans la limite des Services accessibles aux Invités, et de leur utilisation personnelle de la Plateforme.
Les Invités auront notamment accès, dans la limite des autorisations qui leur sont accordées par le Client, aux Services suivants :
- La consultation, la création et l’édition de factures, devis, projets, contacts, tâches, documents, suivi de temps.
Le Client et les Invités peuvent accéder aux Services en allant directement sur la Plateforme.
- Description des Services
- Les Services
Le Client reconnait :
- avoir pris connaissance des caractéristiques et contraintes, notamment techniques, des Services de la Société,
- que la mise en œuvre des Services nécessite d’être connecté à internet et que la qualité des Services dépend de cette connexion, dont la Société n’est pas responsable.
Selon l’abonnement souscrit par le Client, ce dernier aura accès aux Services tels que décrits sur la Plateforme pour ledit abonnement.
Toute demande de modification des Services souscrits devra faire l’objet d’une demande spécifique adressée à la Société, à l’adresse suivante : contact@hubflo.com, par le biais du chatbot disponible sur la Plateforme ou par tout autre moyen mis à la disposition du Client par la Société.
La Société se réserve la possibilité de proposer tout autre Service.
- Les prestations complémentaires
- Maintenance
Le Client bénéficie pendant la durée des Services d’une maintenance, notamment corrective et évolutive. Dans ce cadre, l’accès à la Plateforme peut être limité ou suspendu.
Concernant la maintenance corrective, la Société fait ses meilleurs efforts pour fournir au Client une maintenance corrective afin de corriger tout dysfonctionnement ou bogue relevé sur la Plateforme.
Concernant, la maintenance évolutive, le Client bénéficie pendant la durée des Services d’une maintenance évolutive, que la Société pourra réaliser automatiquement et sans information préalable, et qui comprend des améliorations des fonctionnalités de la Plateforme et/ou installations techniques utilisées dans le cadre de la Plateforme (visant à introduire des extensions mineures ou majeures).
L’accès à la Plateforme peut par ailleurs être limité ou suspendu pour des raisons de maintenance planifiée.
- Onboarding et Support technique
La Société se réserve la possibilité de proposer au Client de l’accompagner pour son onboarding sur la Plateforme.
En cas de difficulté rencontrée lors de l’utilisation des Services, le Client peut également faire appel au support technique en contactant la Société aux coordonnées mentionnées à l’article « Identification de la Société » ou par le chat disponible sur la plateforme.
A cet égard, la Société pourra être amenée à demander un accès au Compte à l’administrateur du Compte, afin de pouvoir procéder à des contrôles, des tests et/ou des paramétrages. La demande d’autorisation d’accès au Compte sera effectuée par le biais du chatbot disponible sur la Plateforme.
L’ensemble des données et informations accessibles dans ce cadre sont considérées comme des informations confidentielles et la Société s’engage donc à les traiter dans les conditions prévues à l’article « Obligations respectives de la Société en matière de confidentialité » des présentes.
- Conditions financières de la Société
- Prix des Services
Les Services sont proposés sous plusieurs formes d’Abonnements. Ainsi, le Client peut choisir de souscrire :
- Soit à l’Abonnement gratuit (l’ « Abonnement Gratuit ») ;
- Soit à l’une des formules d’Abonnements payants (le ou les « Abonnements Premiums »).
Lors de sa première souscription au Service, le Client bénéficiera gratuitement de l’Abonnement Premium accessible pendant un délai de 30 jours à compter de son inscription.
A l’issue de cette période de 30 jours, le Client pourra (i) mettre fin à son Abonnement Premium et supprimer son compte, (ii) opter pour l’Abonnement Gratuit ou (iii) prolonger son Abonnement Premium.
Si le Client a souscrit à l’Abonnement Gratuit, les Services compris dans cet Abonnement seront fournis à titre gratuit.
Si le Client a souscrit à un Abonnement Premium, les prix des Services seront ceux précisés sur la Plateforme au moment de la souscription à l’Abonnement Premium concerné, sous réserve des dispositions de l’article « Modification des Conditions Générales » et le nombre de crédits (les « Crédits ») inclus dans l’Abonnement Premium sera précisé au moment de la souscription.
Le prix de l’Abonnement Premium dépend des Services inclus dans l’Abonnement.
En cas de souscription à des Services supplémentaires en cours d’Abonnement par le Client, celui-ci reconnaît et accepte que ces Services feront l’objet d’une facturation additionnelle sous forme de Crédits supplémentaires.
Le Client peut consulter à tout moment les prix des Abonnements et de la création des accès des Invités, qui sont indiqués sur la Plateforme à l’adresse suivante : https://www.hubflo.com/tarifs
Concernant les Abonnements Premium, toute période d’Abonnement (la « Période ») entamée est due dans son intégralité.
La Société est libre de proposer des offres promotionnelles ou des réductions de prix.
Les prix de la Société peuvent être révisés à tout moment dans les conditions de l’article « Modification des Conditions Générales ».
- Modalités de facturation et de paiement de la Société
La Société adresse au Client une facture correspondant au prix de l’Abonnement souscrit et au nombre de comptes d’Invités actifs, par email, au début de chaque Période.
Le paiement est effectué par prélèvement automatique à la souscription de l’Abonnement, puis mensuellement à compter de la souscription de l’Abonnement.
La Société se réserve la possibilité de proposer des modes de paiement alternatif qui seront indiqués sur la Plateforme.
Le paiement est mis en œuvre par le biais du Prestataire de services de paiement indiqué sur la Plateforme.
Le Client garantit à la Société disposer des autorisations nécessaires pour utiliser ce mode de paiement.
Dans le cas où la Société doit verser au Client une somme d’argent dont le montant et l’exigibilité ne sont pas contestés, cette somme se compense de plein droit et sans formalité avec le prix de ses Services, que les conditions de la compensation légale soient ou non réunies.
- Conséquences en cas de retard ou de défaut de paiement
En cas de défaut ou de retard de paiement, la Société se réserve le droit, dès le lendemain de la date d’échéance figurant sur la facture, de :
- Prononcer la déchéance du terme de l’ensemble des sommes que lui doit le Client et leur exigibilité immédiate,
- suspendre immédiatement les Services en cours jusqu’au paiement de l’intégralité des sommes dues,
- facturer à son profit un intérêt de retard égal à 3 fois le taux d’intérêt légal, assis sur le montant des sommes non réglées à l’échéance et d’une indemnité forfaitaire de 40 euros au titre des frais de recouvrement, sans préjudice d’une indemnisation complémentaire si les frais de recouvrement effectivement exposés sont supérieurs à ce montant.
- Durée des Services
L’Abonnement Gratuit débute au jour de sa souscription, pour une durée indéterminée.
L’Abonnement Premium débute au jour de sa souscription, pour une période initiale (la « Période Initiale ») indiquée sur la Plateforme au jour de la souscription des Services.
Ce dernier se renouvelle tacitement, pour des Périodes successives de même durée que la Période Initiale, de date à date, sauf si l’Abonnement Premium est dénoncé dans les conditions de l’article « Modalités d’extinction des Services ».
Le Client reconnait et accepte qu’il peut modifier le type Abonnement auquel il a souscrit à tout moment en adressant à la Société une demande à l’adresse suivante : contact@hubflo.com.
Le changement d’Abonnement prendra effet au plus tard 5 jours après réception de la demande adressée à la Société par le Client. Tout Abonnement Premium au cours devra être payé jusqu’à son terme.
- Droits de propriété intellectuelle
- Droits de propriété intellectuelle sur la Plateforme
La Plateforme est la propriété de la Société, de même que les logiciels, infrastructures, bases de données et contenus de toute nature (textes, images, visuels, musiques, logos, marques, etc.) qu’elle exploite. Ils sont protégés par tous droits de propriété intellectuelle ou droits des producteurs de bases de données en vigueur. La licence que la Société consent au Client n’entraine aucun transfert de propriété.
Le Client et les Invités bénéficient d’une licence en mode SaaS non exclusive et non transmissible d’utilisation de la Plateforme pour la durée prévue à l’article « Durée de souscription aux Services ».
Les Parties pourront faire usage de leurs noms, marques et logos respectifs et faire référence à leurs plateformes respectives, à titre de références commerciales, pendant la durée de leur relation contractuelle et 3 ans au-delà.
- Cas d’utilisation des droits de la personnalité du Client (image, nom et voix) par la Société
Le Client s’engage à recueillir une autorisation d’utilisation de l’image (et le cas échéant du nom et/ou de la voix) de ses salariés et/ou de toute autre personne physique dont les attributs de la personnalité seraient susceptibles d’être captés dans le cadre des Services et/ou aux fins de promotion de l’activité de la Société.
- Obligations et responsabilité du Client
11.1 Concernant la fourniture d’informations
Le Client s’engage à fournir à la Société toutes les informations nécessaires pour la souscription et l’utilisation des Services.
11.2 Concernant le Compte du Client
Le Client :
- garantit que les informations transmises dans le formulaire et en réponse aux Questions Complémentaires sont exactes et s’engage à les mettre à jour,
- reconnait que ces informations valent preuve de son identité et l’engagent dès leur validation,
- est responsable du maintien de la confidentialité et de la sécurité de son identifiant et mot de passe. Tout accès à la Plateforme à l’aide de ces derniers étant réputé effectué par lui,
- s’engage à ne disposer que d’un Compte par entreprise. Dans l’hypothèse où le Client souhaiterait faire bénéficier des Services à plusieurs entreprises, autant de Comptes que d’entreprises concernées devront être ouverts
Le Client doit immédiatement contacter la Société à l’adresse contact@hubflo.com s’il constate que son Compte a été utilisé à son insu. Il reconnait que la Société aura le droit de prendre toutes mesures appropriées en pareil cas.
Le Client est seul responsable de la création des accès pour les Invités, du paramétrage de leurs droits d’accès dans la limite des Services accessibles aux Invités, et de leur utilisation personnelle de la Plateforme.
11.3 Concernant l’utilisation des Services
Le Client est responsable de son utilisation des Services et de toute information qu’il partage dans ce cadre. Il est également responsable de l’utilisation des Services et de toutes informations partagées par les Invités. Il s'engage à ce que les Services soient exclusivement utilisés par lui et/ou les Invités, qui sont soumis aux mêmes obligations que lui dans leur utilisation des Services.
Le Client s’interdit de détourner les Services à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été conçus, et notamment pour :
- exercer une activité illégale ou frauduleuse,
- porter atteinte à l’ordre public et aux bonnes mœurs,
- porter atteinte à des tiers ou à leurs droits, de quelque manière que ce soit,
- violer une disposition contractuelle, législative ou règlementaire,
- exercer toute activité de nature à interférer dans le système informatique d’un tiers notamment aux fins d’en violer l’intégrité ou la sécurité,
- effectuer des manœuvres visant à promouvoir ses services et/ou sites ou ceux d’un tiers,
- aider ou inciter un tiers à commettre un ou plusieurs actes ou activités listés ci-dessus.
Le Client s’interdit également de :
- copier, modifier ou détourner tout élément appartenant à la société ou tout concept qu’elle exploite dans le cadre des Services,
- adopter tout comportement de nature à interférer avec ou détourner les systèmes informatiques de la Société ou porter atteinte à ses mesures de sécurité informatique,
- porter atteinte aux droits et intérêts financiers, commerciaux ou moraux de la Société,
- commercialiser, transférer ou donner accès de quelque manière que ce soit aux Services, aux informations hébergées sur la Plateforme ou à tout élément appartenant à la Société.
Le Client est responsable des contenus de toute nature qu’il diffuse dans le cadre des Services (les « Contenus »).
Le Client s’interdit de diffuser tout Contenu (cette liste n’est pas exhaustive) :
- portant atteinte à l’ordre public et aux bonnes mœurs (pornographiques, obscènes, indécents, choquants ou inadaptés à un public familial, diffamatoires, injurieux, violents, racistes, xénophobes ou révisionnistes),
- portant atteinte aux droits de tiers (contenus contrefaisants, atteinte aux droits de la personnalité, etc.) et plus généralement violant une disposition contractuelle, législative ou règlementaire,
- préjudiciable à des tiers de quelque manière que ce soit,
- mensongers, trompeurs ou proposant ou promouvant des activités illicites, frauduleuses ou trompeuses,
- nuisibles aux systèmes informatiques de tiers
Le Client est responsable de toutes les formalités et de tous les paiements lui incombant dans le cadre de l’utilisation des Services.
Le Client garantit à la Société contre toute réclamation et/ou action qui pourrait être exercée à son encontre à la suite de la violation de l’une des obligations du Client. Le Client indemnisera la Société du préjudice subi et la remboursera de toutes les sommes qu’elle pourrait avoir à supporter de ce fait.
- Obligations et responsabilité de la Société
La Société s’engage à fournir les Services avec diligence, étant précisé qu’elle est tenue à une obligation de moyens.
12.1 Concernant la qualité des Services de la Société
La Société fait ses meilleurs efforts pour fournir au Client des Services de qualité. A cette fin, elle procède régulièrement à des contrôles afin de vérifier le fonctionnement et l’accessibilité de ses Services et peut ainsi réaliser une maintenance dans les conditions précisées à l’article « Maintenance ».
La Société n’est néanmoins pas responsable des difficultés ou impossibilités momentanées d’accès à ses Services qui auraient pour origine :
- des circonstances extérieures à son réseau (et notamment la défaillance partielle ou totale des serveurs du Client),
- de la défaillance d’un équipement, d’un câblage, de services ou de réseaux non inclus dans ses Services ou qui n’est pas sous sa responsabilité,
- de l’interruption des Services du fait des opérateurs télécoms ou fournisseurs d’accès à internet,
- de l’intervention du Client notamment via une mauvaise configuration appliquée sur les Services,
- d’un cas de force majeure.
La Société est responsable du fonctionnement de ses serveurs, dont les limites extérieures sont constituées par les points de raccordement.
Par ailleurs, elle ne garantit pas que les Services, :
- soumis à une recherche constante pour en améliorer notamment la performance et le progrès, seront totalement exempts d’erreurs, de vices ou défauts,
- étant standard et nullement proposés en fonction des contraintes personnelles du Client, répondront spécifiquement à ses besoins et attentes.
12.2 Concernant la garantie de niveau de service de la Plateforme
La Société fait ses meilleurs efforts pour maintenir un accès à la Plateforme 24h/24h et 7j/7j sauf en cas de maintenance planifiée dans les conditions définies à l’article « Maintenance » ou de force majeure.
12.3 Concernant la sauvegarde des données sur la Plateforme
La Société fait ses meilleurs efforts pour sauvegarder toutes données produites et/ou saisies par/sur la Plateforme.
Sauf en cas de fautes avérées de la part de la Société, elle n’est néanmoins pas responsable de toute perte de données au cours des opérations de maintenance.
12.4 Concernant le stockage et la sécurité des données
La Société fournit des capacités de stockage suffisantes pour l’exploitation des Services.
La Société fait ses meilleurs efforts pour assurer la sécurité des données en mettant en œuvre des mesures de protection des infrastructures et de la Plateforme, de détection et prévention des actes malveillants et de récupération des données.
12.5 Concernant la publication de contenus
La Société intervient en qualité de prestataire d’hébergement pour les Contenus que le Client met en ligne. En conséquence, elle n’est pas responsable de ces Contenus.
Si la Société reçoit une notification concernant un Contenu illicite, elle agira promptement pour le retirer ou en rendre son accès impossible, et elle pourra prendre les mesures décrites à l’article « Sanctions en cas de manquement ».
La Société ne garantit aucun volume d’affaires que le Client pourrait réaliser à travers l’utilisation des Services.
12.6 Concernant la publicité sur la Plateforme
La Société peut publier et/ou envoyer au Client tous messages publicitaires ou promotionnels en le renvoyant notamment vers des plateformes tierces.
La Société n’est néanmoins pas responsable de :
- la disponibilité technique et des contenus, produits et/ou services de ces plateformes,
- Les relations du Client nouées par l’intermédiaire de ces plateformes.
12.7 Concernant le recours à la sous-traitance et la cession
La Société peut recourir à des sous-traitants dans le cadre de l’exécution des Services, qui sont soumis aux mêmes obligations que les siennes dans le cadre de leur intervention. Elle reste néanmoins seule responsable de la bonne exécution des Services à l’égard du Client.
La Société peut se substituer toute personne qui sera subrogée dans tous ses droits et obligations au titre de sa relation contractuelle avec le Client. Le cas échéant, elle informera le Client de cette substitution par tout moyen écrit.
- Limitation de la responsabilité de la Société
La responsabilité de la Société est limitée aux seuls dommages directs avérés que le Client subit du fait de l’utilisation des Services.
A l’exception des dommages corporels, décès et faute lourde, et sous réserve d’avoir émis une réclamation par lettre recommandée avec accusé de réception, dans un délai d’un mois suivant la survenance du dommage, la responsabilité de la Société ne saurait être engagée pour un montant supérieur aux montants qu'elle a perçus dans le cadre de la fourniture de ses Services.
- Modes de preuve admis
La preuve peut être établie par tout moyen.
Le Client est informé que les messages échangés par le biais de la Plateforme ainsi que les données recueillies sur la Plateforme et les équipements informatiques de la Société constituent le principal mode de preuve admis, notamment pour démontrer la réalité des Services réalisés et le calcul de leur prix.
- Modalités de traitement des données à caractère personnel
- . Dispositions générales
Les Parties s’engagent, chacune pour ce qui la concerne, à se conformer à toutes les obligations légales et réglementaires qui leur incombent en matière de protection des données à caractère personnel, notamment la loi 78-17 du 6 janvier 1978 dans sa dernière version modifiée dite Loi Informatique et Libertés et le règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après ensemble la « Réglementation applicable »).
Aux fins de gestion de la relation contractuelle entre les Parties, chaque Partie traite les données à caractère personnel des interlocuteurs de l’autre Partie en qualité de responsable de traitement au sens de la Réglementation applicable, et ce pour la durée du présent Contrat. Ce traitement est nécessaire à la bonne exécution du présent Contrat et ne concerne que des données d’identification (notamment nom, prénom, adresse email, numéro de téléphone) des interlocuteurs.
Le personnel des Parties, leurs services chargés du contrôle (commissaire aux comptes notamment) et leurs sous-traitants pourront avoir accès aux données à caractère personnel collectées.
Ce traitement pourra donner lieu à l’exercice par les interlocuteurs des Parties de leurs droits prévues par la Réglementation applicable.
- Traitements des données personnelles par la Société en tant que sous-traitant
- Description du traitement sous-traité
Dans le cadre des Services, la Société est amené à traiter des données à caractère personnel au nom et pour le compte du Client en qualité de sous-traitant, tandis que le Client, lui agit en qualité de responsable de traitement au sens de la Réglementation applicable. Les caractéristiques des traitements sont décrites en Annexe 1 du présent Contrat.
- Obligations de la Société vis-à-vis du Client
- Traitement des données :
La Société s’engage à ne traiter les données à caractère personnel qu’aux fins des finalités listées à l’Annexe 1 et conformément aux instructions documentées du Client, y compris en ce qui concerne le transfert des données en dehors de l’Union Européenne. La Société s’engage à informer le Client si, selon elle, une instruction constitue une violation de la Réglementation applicable. En outre, si la Société est tenue de procéder à un transfert de données vers un pays tiers ou à une organisation internationale, en vertu du droit applicable au Contrat, elle doit informer le Client de cette obligation juridique avant le traitement, sauf si le droit concerné interdit une telle information pour des motifs importants d’intérêt public.
- Sécurité et confidentialité des données :
La Société s’engage à mettre en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité et l’intégrité des données à caractère personnel, leur sauvegarde ainsi que le rétablissement de leur disponibilité en cas d’incident physique ou technique. La Société veille également à ce que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel soient soumises à l’obligation d’en préserver la confidentialité.
- Autres sous-traitants :
La Société est autorisée à faire appel aux sous-traitants (ci-après « le Sous-traitant ultérieur ») listés en Annexe 1 du Contrat pour mener des activités de traitement spécifiques. En cas de changement dans la liste des Sous-traitants ultérieurs autorisés, la Société informera préalablement et par écrit le Client. Cette information devra indiquer clairement les activités de traitement sous-traitées, l’identité et les coordonnées du Sous-traitant ultérieur. Le Client dispose d’un délai de quinze (15) jours à compter de la date de réception de cette information pour présenter ses objections légitimes et motivées. A défaut de notifications d’objections passé ce délai, le Client sera réputé avoir accepté le recours au Sous-traitant ultérieur.
Le Sous-traitant ultérieur est tenu de respecter les obligations du présent Contrat pour le compte et selon les instructions du Client. Il appartient à la Société de s’assurer que le Sous-traitant ultérieur présente les mêmes garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences de la Réglementation applicable. Si le Sous-traitant ultérieur ne remplit pas ses obligations en matière de protection des données, la Société demeure pleinement responsable devant le Client de l’exécution par le Sous-traitant ultérieur de ses obligations.
- Transfert de données à caractère personnel hors de l’Union européenne :
La Société est autorisée à transférer les données à caractère personnel traitées dans le cadre du présent Contrat vers des pays situés hors de l’Union européenne, sous réserve de la mise en place de garanties appropriées telles que définies au Chapitre V du règlement précité.
- Assistance et Fourniture d’informations :
La Société s’engage à assister le Client et répondre dans les meilleurs délais à toute demande d’information lui étant adressée par le Client, que ce soit dans le cadre d’une demande d’exercice de leurs droits par les personnes concernées, d’une analyse d’impact, ou d’une demande présentée par les autorités de protection des données ou le délégué à la protection des données du Client.
- Notification des violations de données à caractère personnel :
La Société s’engage à notifier au Client dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance toute violation des données à caractère personnel et à lui communiquer toute information et documentation utile relative à cette violation.
- Sort des données :
La Société s’engage à son choix, à supprimer les données à caractère personnel à l’expiration du contrat ou à les renvoyer au Client et à ne pas en conserver de copie, sauf si la Réglementation applicable l’exige.
- Documentation :
La Société met à disposition du Client, sur demande de celui-ci, toutes les informations et tous les documents nécessaires pour démontrer le respect de ses obligations et pour permettre la réalisation d’audits. Le Client a ainsi la possibilité de procéder à des audits une (1) fois par an et à ses frais afin de vérifier la conformité de la Société aux obligations prévues dans le présent article. Le Client informera la Société de la tenue de l’audit moyennant un préavis minimum de deux (2) semaines. La Société se réserve le droit de refuser l’identité de l’auditeur retenu s’il appartient à une société concurrente. L’audit devra être réalisé pendant les heures ouvrées de la Société et de manière à perturber le moins possible son activité. L’audit ne pourra ainsi porter atteinte de quelque façon que ce soit (i) aux mesures techniques et organisationnelles de sécurité déployées par la Société, (ii) à la sécurité et la confidentialité des données des autres clients de la Société, ou (iii) au bon fonctionnement et à l’organisation de la production de la Société. Dans la mesure du possible, les Parties conviendront à l’avance du périmètre de l’audit. Le rapport d’audit sera adressé à la Société afin de permettre à ce dernier de formuler ses observations ou remarques éventuelles par écrit, lesquelles seront annexées à la version finale du rapport d’audit. Chaque rapport d’audit sera considéré comme une information confidentielle.
- Obligations du Client vis-à vis de la Société :
Le Client s’engage à :
- fournir à la Société les données personnelles visées dans l’Annexe 1, à l’exclusion de toute donnée personnelle non pertinente, disproportionnée ou non nécessaire, et à l’exclusion de toute donnée « particulière » au sens de la Réglementation applicable, sauf si les traitements le justifient, à charge pour le Client d’établir ces justifications et de prendre toutes mesures, notamment d’information préalable, de recueil de consentement et de sécurité, appropriées pour de telles données particulières ;
- collecter sous sa responsabilité, de manière licite, loyale et transparente, les données personnelles fournies à la Société, pour l’exécution de ses services, et en particulier, s’assurer de la base légale de cette collecte et de l’information due aux personnes concernées ;
- tenir un registre des traitements et plus généralement, respecter les principes issus de la Réglementation applicable ;
- veiller au préalable et pendant toute la durée du traitement, au respect des obligations prévues par la Réglementation applicable.
- Obligations respectives de la Société en matière de confidentialité
Sauf accord écrit de l’autre partie, les Parties s’engagent respectivement à garder confidentiels, pendant la durée de leur relation contractuelle et 3 ans au-delà toutes les informations relatives ou détenus par l’autre partie, dont elles auraient eu connaissance à l’occasion de la conclusion et de l’exécution de leur relation contractuelle.
Les Parties reconnaissent et acceptent que la/les proposition(s) commerciale(s) et les factures adressées par la Société dans le cadre des présentes sont considérées comme des documents confidentiels qui doivent être traités dans les conditions prévues au présent article.
Cette obligation ne s’étend pas aux informations :
- dont la partie qui les reçoit avait déjà connaissance,
- déjà publics lors de leur communication ou qui le deviendraient sans violation de cette clause,
- qui auraient été reçues d’un tiers de manière licite,
- dont la communication serait exigée par les autorités judiciaires, en application des lois et règlements ou en vue d’établir les droits d’une partie dans la cadre de la relation contractuelle entre les parties.
Les informations confidentielles peuvent être transmises aux employés, collaborateurs, stagiaires, mandataires et cocontractants respectifs des parties, à condition qu’ils soient soumis à la même obligation de confidentialité.
- Force majeure
Les parties ne peuvent être responsables des manquements ou retards dans l’exécution de leurs obligations contractuelles dus à un cas de force majeure survenu pendant la durée de leur relation. La force majeure recouvre :
- tout cas répondant aux conditions de l’article 1218 du Code civil et reconnus par la jurisprudence,
- les grèves, activités terroristes, émeutes, insurrections, guerres, actions gouvernementales, épidémies, catastrophes naturelles ou défaut imputable à un prestataire tiers de télécommunication.
Si l’une des partie est empêchée d’exécuter ses obligations pour un cas de force majeure, elle doit en informer l’autre partie par lettre recommandée avec demande d’avis de réception. Les obligations sont suspendues dès réception de la lettre, et devront être reprises dans un délai raisonnable dès la cessation du cas de force majeure.
La partie empêchée reste néanmoins tenue de l’exécution des obligations qui ne sont pas affectées par un cas de force majeure et de toute obligation de paiement.
- Fin des Services
L’Abonnement peut être dénoncé à tout moment par :
- Le Client, en adressant à la Société une demande à l’adresse suivante : contact@hubflo.com,
- La Société, en adressant un email au Client.
La dénonciation de l’Abonnement entraînera la fermeture du compte du Client, ainsi que des accès qu’il aura créé pour les Invités. Cette fermeture prendra effet immédiatement, et au plus tard 10 jours après réception :
- De la demande adressée à la Société par le Client, ou
- De l’email adressé par la Société au Client.
Le Client n’a plus accès aux Services à compter de la fermeture de son Compte.
En cas de passage d’un Abonnement Premium à un Abonnement Gratuit, l’ensemble des contacts intégrés au Compte du Client resteront accessibles mais aucun contact supplémentaire ne pourra être ajouté par le Client.
La Société se réserve par ailleurs la possibilité de supprimer tout Compte lié à un Abonnement Gratuit qui serait resté inactif pendant une durée continue de plus de 3 mois, étant entendu que la Société considère un Compte comme resté inactif quand aucune facture n’a été éditée et envoyée sur la Plateforme depuis plus de 30 jours.
Toute fermeture de Compte dans ces conditions sera notifiée au Client par la Société 7 jours avant la fermeture.
- Sanctions en cas de manquement
Le paiement du prix des Services ainsi que les obligations prévues à l’article « Obligations et responsabilité du Client » constituent des obligations essentielles.
En cas de manquement à ces obligations, la Société peut :
- suspendre ou supprimer l’accès du Client aux Services,
- supprimer tout Contenu en lien avec le manquement,
- publier sur la Plateforme tout message d’information que la Société juge utile,
- envoyer au Client une lettre recommandée avec accusé de réception pour :
- mettre fin aux relations contractuelles entre lui et la Société, la résiliation prenant effet au jour de réception ou de première présentation de cette lettre,
- ou pour demander au Client de remédier au manquement dans un délai maximum de 15 jours calendaires. La résiliation prendra effet à l’issue de ce délai à défaut de régularisation du manquement.
La résiliation entraîne la suppression du Compte du Client,
- avertir toute autorité compétente, coopérer avec elle et lui fournir toutes les informations utiles à la recherche et à la répression d’activités illégales ou illicites,
- engager toute action judiciaire.
Ces sanctions sont sans préjudice de tous dommages et intérêts que la Société pourrait réclamer au Client.
- Modification des Conditions Générales
La Société peut modifier ses Conditions Générales à tout moment et en informera le Client par tout moyen écrit (et notamment par email) 10 jours calendaires au moins avant leur entrée en vigueur.
Pour les Clients ayant souscrit à un Abonnement Premium, les Conditions Générales modifiées sont applicables lors du renouvellement de l’Abonnement Premium du Client.
Pour les Clients ayant souscrit à un Abonnement Gratuit, les Conditions Générales modifiées sont applicables dès leur entrée en vigueur.
Si le Client n’accepte pas ces modifications, il doit résilier son Abonnement selon les modalités prévues à l’article « Fin des Services ».
Si le Client utilise les Services après l’entrée en vigueur de ces Conditions Générales modifiées, la Société considère que le Client les a acceptées.
- Langue
La langue française prévaut en cas de contradiction ou de contestation sur la signification d’un terme ou d’une disposition.
- Loi applicable et juridictions compétentes
Les Conditions Générales sont régies par la loi française.
En cas de litige opposant le Client et la Société, et à défaut d’accord amiable dans les 2 mois suivants première notification, celui-ci sera soumis à la compétence exclusive des tribunaux de Paris (France), sauf dispositions impératives contraires.
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Annexe 1 – Données Personnelles
- Description du traitement des données effectué par la Société pour le compte du Client
Finalités du traitement de données à caractère personnel
Fourniture des Services, notamment :
- La gestion du CRM du Client ;
- La fourniture de services de suivi de projets, de gestion du temps, de la facturation et des contrats du Client ;
- Gestion des documents
Nature des opérations de traitement
La collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, , l'effacement des données du Client.
- Les données d’identification ;
- Les données professionnelles ;
- Les données de connexion ;
- Tous documents transmis par les clients finaux du Client et le Client.
A l’exclusion de toute donnée « particulière » au sens de la Réglementation applicable.
Catégories de personnes concernées : Prospects, clients finaux, employés du Client
Durée du traitement :Pour toute la durée du Contrat.
- Liste des Sous-traitants ultérieurs autorisés
Politique de traitement des données personnelles
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User responsibilities
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